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24 avril 2020 Rafaël

Comment organiser un événement à petit budget après la crise ?

Article en partenariat avec Lights Up

Aujourd’hui l’ensemble du monde économique est impacté par la crise sanitaire que nous connaissons. En sortie de celle-ci, il sera important de savoir rebondir et de montrer à vos clients que vous êtes toujours bien présents en augmentant votre visibilité.

Bien entendu, la crise sera passée par là et les moyens financiers consentis à votre communication seront limités tout autant que le temps que vous pourrez y consacrer. A travers ces quelques lignes, Lights Up vous présente les incontournables en essayant d’être le plus exhaustif possible.

Votre objectif

 

Avant toute chose, il est important de montrer à votre clientèle que malgré la crise, beaucoup de choses ont changées mais que vous êtes toujours prêt à relever de nouveaux défis et à innover. Votre objectif premier avant d’organiser un événement sera donc d’augmenter votre visibilité de façon créative. On pense notamment à un écran publicitaire, un éclairage particulier supplémentaire à l’entrée de votre show-room, quelques plantes qui décoreront l’entrée de votre entreprise, la mise en valeur d’un produit…

 

Le listing

Parlons à présent de la réalisation de votre événement « de relance ». La premier élément à envisager est de dresser un listing des forces vives au sein de votre entreprise ; c’est-à-dire les personnes qui pourraient avoir les compétences pour porter ce projet.

N’hésitez pas non plus à intégrer des fournisseurs ou des partenaires à votre événement. Ils seront peut-être aussi enchantés d’avoir une visibilité sur votre manifestation en vous aidant financièrement à leur manière.

 

Le lieu et la communication

Passons à l’étape suivante : le moment d’inviter votre cible. Pensez avant tout à convier vos clients et d’éventuels futurs clients. Afin de minimiser le budget, orientez-vous vers un 100% numérique. En effet, la communication par e-mail a l’avantage d’être gratuite à l’opposé du papier.

Venons-en au lieu pour l’organisation de votre événement. Afin de maitriser le coût, il est évident que votre événement doit pouvoir s’organiser au sein même de votre entreprise, au cœur de votre show-room ou encore dans vos bureaux réaménagés de façon éphémère. Cela a également d’autres avantages en terme d’image pour votre activité. De cette manière, vous montrerez à votre clientèle directement l’âme de votre société et en quelque sorte votre ADN.

Il est important également que vos invités perçoivent clairement que le lieu a été aménagé pour l’événement et que quelque chose est différent de leurs visites habituelles. Pensez donc à louer un peu de mobilier : des tables hautes blanches sont toujours d’un plus bel effet sans oublier un petit coin salon cosy. Il est également important de faire mettre en valeur ce que vous faites le mieux : le dernier modèle de voiture sorti par exemple si vous êtes concessionnaire ou tout autre produit. Quelques projecteurs correctement réglés atteindront l’objectif recherché sans aucun problème. Vous veillerez également à rendre le lieu accueillant grâce à la diffusion sonore d’une playlist d’ambiance adaptée ou de par la venue éventuelle d’un petit groupe de musique.

 

Le gathering

Ensuite, de par la restauration, vous donnerez une raison à vos invités de vous rendre visite. Offrez leur le verre de bienvenu accompagné d’une autre boisson pour la suite de l’événement. Si le budget alloué à l’événement vous le permet, vous pouvez même penser à un petit snack. Un des objectifs que votre événement doit atteindre est la convivialité ; la convivialité que les gens auront à se retrouver ensemble après cette longue période de crise, la simplicité de partager ensemble un verre tout en discutant.

Pendant l’évènement
Finalement, durant votre événement il sera important de communiquer sur votre visibilité. Nous avons déjà évoqué les produits à présenter mais il est aussi important que vos clients repartent avec quelque chose. De façon basique, on penserait disposer à des endroits clés quelques prospectus ou cartes de visites. Néanmoins, vous pouvez innover en minimisant les coûts ! Lights Up propose la projection du logo de votre entreprise sur un mur extérieur ; il peut être décliné en différentes couleurs également. Le coût de fabrication est peu élevé et c’est une visibilité dont vos clients risqueront de parler longtemps. De plus, cette projection peut être pérennisée dans le temps ; par exemple durant votre premier mois de réouverture ou de relance de votre activité. Pour terminer sur la visibilité, revenons-en à vos partenaires… Vous pouvez leur proposer d’apposer leur logo sur certains goodies en plus du vôtre. Les goodies font toujours effet : tout le monde en veut un. De plus, ils sont déclinables sous différentes formes : gadgets à utiliser au bureau, clé USB, bons de réduction,…

Préparez votre sortie de crise

Et surtout, n’oubliez jamais que quel que soit le budget qu’il est possible d’injecter pour un événement, il est toujours possible de réaliser quelque chose d’exceptionnel. Ce moment donnera un nouveau coup de boost à votre entreprise ! N’hésitez pas à nous contacter, nous pouvons vous conseiller et vous aider à mettre tout cela sur pied, et ce, en fonction de vos possibilités !

Cet article a été écrit et créé par Lights Up, partenaire événementiel de Kaloga. 

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Rafaël

Auteur et expert en marketing chez Kaloga. Passionné par l'écriture et le monde du digital, je rédige des articles sur différentes thématiques autour du marketing. Mon but est de faire découvrir au grand public le marketing avec un grand M.
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