Optimiser de façon pratique le côté organisationnel de votre événement

Ensuite, afin d’organiser au mieux votre réception, une personne de votre entreprise va devoir rencontrer chacun de ses intervenants de façon individuelle afin de lui expliquer ses exigences. Sans compter que chacun de ses rendez-vous risque de se multiplier au minimum par deux voire par trois.

En effet, prenons l’exemple du traiteur qui vous proposera lors du deuxième rendez-vous une ébauche de devis après avoir tenu compte de vos désidératas. Vous le solliciterez à nouveau afin d’effectuer quelques modifications que vous confirmerez lors d’une énième rencontre. Les calculs commencent à être longs et savants et nous arriverons à un nombre d’entrevues considérables.

A ce propos, les temps de trajets et de préparation des rendez-vous ne seront pas pris en considération. Vous l’aurez compris, l’organisation d’une manifestation est extrêmement chronophage en plus de vous coûter de l’argent.

Alors pourquoi ne pas faire appel à un professionnel qui pourra vous aider en diminuant drastiquement votre nombre d’interlocuteurs. Il est évident que certains intervenants sont indispensables (infographiste et community manager) et ne pourront être retirés du projet.

Néanmoins, actuellement bon nombre de sociétés événementielles réalisent ce travail pour vous. De cette façon, le jour de votre événement vous ne traiterez qu’avec un seul gestionnaire qui sera, bien évidemment, au courant de l’organisation de A à Z. Celui-ci aura tout d’abord rencontré tous ses sous-traitants en leur exposant vos souhaits et ce, après avoir défini avec vous un budget total.

Ce dernier reviendra vers vous très régulièrement afin d’ajuster au mieux l’ensemble des propositions de ses collaborateurs. Une synergie s’installera alors naturellement afin d’obtenir un résultat professionnel et optimal.

« Une société d’événementiel pour mon événement ? Ce n’est pas pour moi, c’est beaucoup trop onéreux !». Détrompez-vous ! Celle-ci vous permettra non seulement de récupérer du temps pour vos activités professionnelles, mais surtout de gagner de l’argent !

Comme expliqué précédemment, votre seul interlocuteur aura auparavant établi différents partenariats avec les multiples corps de métier. De cette façon (et même si une partie du gain sera facturé pour le temps passé) vous ne dépasserez en aucun cas votre budget initial.

« Je veux pouvoir choisir moi-même mon photographe ! ». Votre personne de contact respectera vos exigences et pourra vous aiguiller, si vous le souhaitez, vers d’autres professionnels compétents. Cependant dans tous les cas, il sera à l’écoute de vos envies et respectera vos exigences. A noter qu’il est tout à fait loisible de gérer par vous-même un aspect de votre organisation (magicien, etc.).

Pour terminer, pensez également au fait que personne ne fait mieux votre métier que vous ! Il en va de même dans l’organisation d’un banquet, d’une fête d’entreprise ou d’un team building.

Faites confiance à des professionnels qui eux-mêmes travailleront en confiance avec leurs partenaires et ce, non pas de façon singulière mais tout au long de l’année. Ceux-ci auront établi cette relation avec leurs partenaires de façon durable et sur le long terme. Ils se seront forgés leurs appréciations et leurs avis grâce à un nombre important de diverses manifestations toutes différentes et pourront dès lors vous proposer le prestataire le plus adapté à vos exigences.

De plus, il est tout à fait logique de penser qu’on ne vous proposera pas les mêmes formules pour chaque événement. Chaque organisation doit être unique et doit refléter votre philosophie.

Cet article a été écrit et créé par Lights Up, partenaire événementiel de Kaloga.