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Organiser un événement en 5 questions

Vous avez du mal à organiser les différents préparatifs de votre futur événement ? Vous ne savez pas quels prestataires appeler pour vous épauler ? Lights Up met les petits plats dans les grands en vous offrant la réponse à quelques questions qui vous aideront dans la préparation de votre événement. Le secret de la réussite de votre manifestation résidera dans l’approche que vous en ferez. Avant toute chose, vous aurez réalisé la moitié du travail en abordant l’événement de façon réfléchie et organisée et ce notamment grâce à une check-list de questions que vous allons vous présenter.

Il est impératif que vous vous posiez la question de « pourquoi vous organisez cet événement ? ».

Les objectifs que vous vous fixerez sont nombreux : augmenter la notoriété de votre entreprise, remercier votre personnel, vendre un nombre maximal de places,… A la lumière de la finalité que vous visez, vous pourrez rapidement savoir si votre projet est réalisable ou si certaines de vos ambitions devront être revues à la baisse. Seulement, comment savoir de façon rapide si l’objectif que vous vous fixez pourra être validé?

Nous vous proposons la méthode SMART ; à savoir que votre objectif doit être Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réaliste et Temporel. Cette première étape peut paraître banale et rapide mais il n’en est rien ! Ne fixez pas vos objectifs trop rapidement et réfléchissez-y consciencieusement.

Après avoir déterminé le « Pourquoi ? » de l’événement, il est temps désormais de se poser la question du « Qui ? ».

A travers cette question nous allons traiter le public cible de votre événement même si vous y avez déjà pensé en élaborant l’objectif. Vous vous orienterez alors plutôt vers une visée interne à votre entreprise (fête du personnel) ou plutôt vers une cible externe (présentation de produit).

Il vous restera enfin à penser à la manière de les convier à votre événement. Ne mettez pas de côté non plus cette facette en faisant par exemple appel à un infographiste qui réalisera un visuel pour votre invitation. Il est important de susciter l’intérêt de votre groupe cible.

N’oubliez jamais qu’une personne ne viendra à votre événement qui si elle en tire quelque chose ; pensez à mettre en avant une situation de « win-win » !

Venons-en ensuite à la question du « Combien ? », sous-entendant le budget.

Pour cela, nous vous conseillons simplement de lister l’ensemble des postes en n’oubliant pas non plus les plus petits. Parmi les postes principaux, on retrouvera la location du lieu pour la réception, la partie audiovisuelle, le traiteur, la communication (impression, infographiste, frais postaux,…), le dj, un éventuel service de sécurité, les transports,…

Une fois l’ensemble de ces rubriques reprises, il sera temps de les concrétiser en contactant les intervenants pour les solliciter dans des offres de prix. Nous vous conseillons également au cours de votre avancement, de diviser le coût total par le nombre d’invités. Ceci afin que vous vous rendiez compte si cela colle avec le budget que vous vous êtes octroyé.

Il sera alors temps encore de réajuster celui-ci. Le budget est trop important ? Vous avez toujours la possibilité de faire payer l’entrée. Réfléchissez-y bien car dans le cas d’événements moins connus, c’est parfois risqué.

Faire payer l’entrée peut tourner soit à votre avantage ou soit à votre désavantage. Finalement pensez à toujours prévoir une enveloppe de 10% de votre budget global pour laisser la place à l’imprévu.

Viens ensuite la question du « où ? ». Le lieu sera le visage de votre événement.

Une fois l’objectif fixé, le nombre de personnes attendues et le budget de votre événement arrêté, vous pourrez alors penser à un lieu adéquat. Il s’agit ici de l’un des choix les plus importants dans la création de votre événement.

Les lieux qui peuvent convenir pour un événement sont multiples ; cependant le lieu qui conviendra à votre événement sera unique ! Il est évident que vous n’organiserez pas un barbecue d’entreprise dans le même lieu que celui destiné à un gala de présentation d’un produit.

C’est à vous de déterminer le site qui mettra en valeur votre événement tout en sachant que la lumière et la décoration y jouent également un grand rôle. La magie de l’éclairage fera ressortir les éléments dont vous souhaitez que les gens se remémorent !

Venons-en à la question « De quoi voulez-vous que vos invités se rappellent ? ».

Même si votre événement ne tourne pas autour de la restauration, c’est également un point auquel vos invités prêteront attention et qui marquera leurs esprits. Pensez au fait que la restauration doit être adaptée à l’image que vous voulez véhiculer.

La manière dont vous servirez quelque chose est également tout aussi importante que le met en question. Que vous décidiez de proposer un déjeuner, un buffet, un walking-dinner, un cooking show ; sachez que tout est possible et que cela dépendra de ce que vous attendez et de votre budget évidemment.

À travers ce petit résumé qui peut encore être davantage détaillé, nous espérons avoir rendu l’organisation d’un événement un peu plus à la portée de tous. Vous n’avez pas le temps de tout prendre en charge ? Des professionnels du secteur comme Lights Up peuvent vous accompagner, vous conseiller et vous aider bien entendu en ayant une autre vision sur un bon nombre d’autres paramètres à prendre en compte également.

Cet article a été écrit et créé par Lights Up, partenaire événementiel de Kaloga.